Nel mondo degli appalti di viaggio, la tattica del match di prezzo è uno strumento potente che può salvare la vostra organizzazione di soldi significativi su voli, hotel e auto a noleggio. Tuttavia, l'esecuzione di un incontro di prezzo di successo richiede più di trovare un tasso più basso; richiede un approccio sistematico, una comprensione della stampa fine, e la capacità di navigare le politiche del venditore.

Capire il prezzo Tactic in viaggio

Un prezzo match, noto anche come garanzia di prezzo o garanzia di miglior prezzo, è una politica offerta da molti fornitori di viaggi, tra cui compagnie aeree, catene alberghiere e agenzie di viaggio online (OTA) - dove accettano di abbinare un prezzo più basso e pubblicamente disponibile per lo stesso prodotto di viaggio. L'obiettivo è quello di garantire il tasso più basso possibile senza sacrificare i benefici della prenotazione attraverso il vostro fornitore preferito, come punti di fedeltà, politiche di cancellazione flessibile, o sconti aziendali.

Questa tattica non riguarda le operazioni di lotta o di negoziazione; si tratta di sfruttare le prove documentate di un prezzo inferiore per far rispettare una promessa contrattuale.Per i travel manager e i professionisti dell’approvvigionamento, la padronanza di questa abilità può portare a notevoli risparmi attraverso un portafoglio di viaggi dell’azienda. Tuttavia, il successo si basa sulla preparazione meticolosa e sulla comprensione chiara dei termini specifici di ciascun fornitore.

Perché il prezzo di corrispondenza funziona

I fornitori offrono prezzi per mantenere la fedeltà del cliente e prevenire che gli acquirenti difettino ai concorrenti. Con l'abbinamento di un prezzo inferiore, mantengono la prenotazione e le entrate associate, mentre il cliente beneficia della migliore tariffa disponibile. Per l'acquirente, questa tattica elimina la necessità di ribook o annullare le prenotazioni esistenti, riducendo la sovraccarica amministrativa e le spese di cambiamento potenziali.

Procedura passo per passo per eseguire una corrispondenza di prezzo

Eseguire una corrispondenza dei prezzi è un processo strutturato che richiede attenzione ai dettagli in ogni fase. Seguire questi passaggi per massimizzare le tue possibilità di approvazione.

Passo 1: Identificare un prezzo inferiore di qualificazione

Iniziare cercando un tasso più basso su un sito web concorrente per lo stesso prodotto di viaggio. Ciò significa le stesse date, il tipo di camera o la classe di tariffa, lo stesso numero di ospiti, e la stessa politica di cancellazione. Utilizzare una finestra del browser privato o incognito per evitare prezzi personalizzati, che possono skew risultati. Le fonti comuni per prezzi più bassi includono OTA concorrenti, il sito web del fornitore, o aggregatori come Kayak o Trivago.

Controllo rapido in questa fase:

  • Verifica il prezzo del concorrente include tutte le tasse e le tasse.
  • Confermare la prenotazione è disponibile per l'acquisto immediato (non esaurito).
  • Assicurarsi che il concorrente sia un rivenditore autorizzato, non un scalper di terze parti.

Passo 2: revisione della politica di corrispondenza dei prezzi del fornitore

Prima di presentare un reclamo, leggere attentamente la politica di prezzo del fornitore. Ogni venditore ha regole uniche per quanto riguarda concorrenti idonei, tempi di richiesta e esclusioni. Ad esempio, molte catene alberghiere escludere i tassi da siti di prenotazione opaca come le “Express Deals” di Priceline o Hotwire. Le compagnie aeree spesso escludere le tariffe economiche di base o le vendite flash.

Esemplari politici comuni per controllare:

  • Claim window:[ La maggior parte delle politiche richiedono che il reclamo venga presentato prima del check-in o della partenza, spesso entro 24 ore dalla prenotazione.
  • Requisiti di prova:[] In genere avrete bisogno di uno screenshot o PDF della tariffa del concorrente, incluso l'URL, la data e l'ora.
  • Esclusioni:[] Cerca date di blackout, tariffe di abbonamento e offerte di pacchetti.

Fase 3: Raccogliere la documentazione

Raccogliere tutte le prove necessarie per sostenere la vostra richiesta.

  • Uno screenshot del prezzo del concorrente, mostrando chiaramente le date, il tipo di camera, il prezzo totale e la politica di cancellazione.
  • L'URL della pagina di prenotazione del concorrente.
  • Una copia della conferma di prenotazione esistente dal fornitore originale.
  • Qualsiasi pagina di policy o termini pertinenti dal sito del fornitore.

Pro punta:[]] Usare uno strumento come Snagit o la funzione di screenshot incorporata sul dispositivo. Assicurare che lo screenshot include la barra degli indirizzi del browser e il timbro della data/ora.

Passo 4: Inviare il reclamo

La maggior parte dei fornitori offrono un modulo online, un indirizzo e-mail o un numero di telefono per le richieste di corrispondenza dei prezzi. Seguire il metodo di presentazione prescritto. Se si invia via e-mail, utilizzare una linea di soggetto chiaro come “Prezzo Match Claim – [Numero di riferimento di prenotazione].” Attaccare tutta la documentazione e includere una breve, spiegazione professionale della tariffa inferiore che hai trovato.

Cosa includere nella vostra presentazione:

  • Il tuo nome e le informazioni di contatto.
  • Il numero di riferimento della prenotazione.
  • Una chiara dichiarazione del prezzo più basso e il nome del concorrente.
  • Tutti i documenti di supporto.

Passo 5: Seguire e verificare

Dopo aver inviato, monitorare la tua email per una risposta. Molti fornitori elaborano reclami entro 24 a 48 ore. Se non ricevi una conferma, segui il servizio clienti. Mantenere un registro di tutta la corrispondenza, compresi i numeri di caso o gli ID di riferimento.

Una volta approvata, verificare che la regolazione del prezzo sia stata applicata alla prenotazione. Controllare la conferma aggiornata e-mail e assicurarsi che il nuovo totale rifletta la tariffa corrispondente. Se la regolazione non viene applicata correttamente, contattare immediatamente il fornitore.

Strumenti e risorse per un'efficace corrispondenza dei prezzi

Avere gli strumenti giusti in grado di ottimizzare il processo di corrispondenza dei prezzi e migliorare il tasso di successo.

Sfogliatore di estensioni e app

  • Honey:[] Test automatico codici coupon e può avvisarti di abbassare i prezzi su alcuni siti di viaggio.
  • PrezzoGrabber:[] Aiuta a confrontare i prezzi tra più OTA.
  • Modalità Incognito:[] Usa sempre la navigazione privata per evitare i prezzi dinamici in base alla cronologia della tua ricerca.

Strumenti di documentazione

  • Snagit o Lightshot:[ Per catturare screenshot di alta qualità con timestamp.
  • Adobe Acrobat o Anteprima:[] Per la conversione delle pagine web in PDF per un record più permanente.
  • Evernote o OneNote:[ Per l'organizzazione di screenshot, pagine di policy e la corrispondenza di richiesta.

Database di riferimento

  • Siti web fornitori:[] Segnalibro le pagine dei criteri di corrispondenza dei prezzi per i vostri fornitori più utilizzati.
  • Forum di industria:[ Siti come FlyerTalk o il Forum del Gestore di viaggio spesso discutere recenti cambiamenti politici e strategie di reclamo di successo.
  • Risorse ufficiali:[] Consola []ASHRAE[[]]] linee guida per la conformità ai viaggi se la vostra organizzazione è soggetta a specifiche norme di approvvigionamento.

Errori comuni e come evitare di loro

Anche gli acquirenti di viaggio esperti possono fare errori che causano un reclamo di corrispondenza di prezzo da negare. Capire questi insidie vi salverà tempo e frustrazione.

Errore 1: non corrispondere dettagli del prodotto esatto

La ragione più comune per negare è che il tasso del concorrente è per un prodotto diverso. Ad esempio, una camera d'albergo con una "vista di città" contro "vista oceano parziale" non è considerato lo stesso. Allo stesso modo, la tariffa di una compagnia aerea "Main Cabin" non è equivalente a "Economia di base".

Come evitare:[] Utilizzare i dettagli di prenotazione del fornitore come lista di controllo. Abbina ogni elemento: date, tipo di camera, classe tariffaria, politica di cancellazione e numero di ospiti.

Errore 2: ignorare la finestra di richiesta

Molte politiche richiedono la richiesta di essere presentata entro un determinato periodo di tempo, spesso 24 ore dopo la prenotazione o prima del check-in. Se si aspetta troppo a lungo, la richiesta verrà automaticamente rifiutata.

Come evitare:[]] Impostare un promemoria immediatamente dopo la prenotazione per cercare tariffe più basse e presentare una richiesta se necessario.

Errore 3: Utilizzo dei concorrenti ineleggibili

I fornitori spesso escludono alcuni tipi di concorrenti, come siti di prenotazione opaca, siti di aste o portali di riscatto del programma di lealtà.

Come evitare:[]] Controllare l'elenco dei concorrenti idonei prima di cercare.

Errore 4: Documentazione Povera

Uno screenshot sfocato, URL mancante, o ripartizione dei prezzi incompleto può portare a una negazione.

Come evitare:[]] Prenda più screenshot che mostrano la pagina di prenotazione completa, compreso il prezzo totale, le date e la politica di cancellazione. Includi la barra degli indirizzi del browser e un timestamp, se possibile.

Errore 5: Non seguire

Alcune richieste vengono perse nel sistema o richiedono più tempo del previsto. Se non ricevi una risposta entro il termine di tempo indicato, segui immediatamente.

Come evitare:[]] Tenere un registro di tutte le richieste con date di presentazione e numeri di riferimento. Impostare un promemoria del calendario per seguire se nessuna risposta viene ricevuta entro 48 ore.

Quando a Escalate: Chiamare un Senior Manager o un Compliance Officer

Mentre la maggior parte dei reclami di corrispondenza dei prezzi sono semplici, alcune situazioni richiedono un'escalation ad un senior travel manager, uno specialista di approvvigionamento o un responsabile della conformità.

Scenario 1: negazione senza chiaro Spiegazione

Se un fornitore nega la vostra richiesta, ma fornisce ragioni vaghe o contraddittorie, escalare il problema. Un manager anziano può avere leva per richiedere un'eccezione politica o ottenere una spiegazione scritta. Ciò è particolarmente importante se la negazione sembra violare i termini pubblicati del fornitore.

Scenario 2: Rivenzioni ad alta valle

Per le prenotazioni superiori a una certa soglia, come $5.000 per un singolo viaggio o $20.000 per una prenotazione di gruppo, si rivolge a un manager senior, che può richiedere una verifica o un’approvazione aggiuntiva dal team di gestione del fornitore.

Scenario 3: Modello ripetuto di negazioni

Se un fornitore specifico nega costantemente le richieste valide, questo può indicare un problema sistemico. Escalate ad un agente di conformità che può rivedere il contratto del fornitore e negoziare termini migliori. Si tratta di una mossa strategica che può migliorare il programma di viaggio generale della vostra organizzazione.

Scenario 4: Potenziali violazioni della politica

Se si sospetta che il fornitore stia impegnando in pratiche ingannevoli, come ad esempio la pubblicità di un tasso che non è effettivamente prenotabile, documenta le prove e si escala alla conformità, proteggendo la vostra organizzazione da potenziali rischi legali o reputazionali.

Scenario 5: Prenotazioni complesse multi-leg o multi-Room

Per itinerari che coinvolgono più voli, hotel o auto a noleggio, l'abbinamento dei prezzi può diventare complicato. Un senior manager può coordinarsi con il fornitore per garantire che tutti i componenti siano abbinati correttamente e che il risparmio totale sia calcolato con precisione.

Consigli pratici per massimizzare il successo di corrispondenza dei prezzi

Oltre alla procedura di base, gli acquirenti di viaggi esperti impiegano diverse strategie avanzate per aumentare il loro tasso di successo.

Suggerimento 1: Prenota tariffe rimborsabili quando possibile

Se la politica della vostra organizzazione permette, prenotate inizialmente un tasso rimborsabile, che vi dà la flessibilità di cancellare e rinominare se viene negata una partita di prezzo, piuttosto che essere bloccati in una prenotazione non rimborsabile.

Suggerimento 2: Utilizzare Codici aziendali Strategicamente

Tuttavia, se il tasso aziendale è già inferiore rispetto al concorrente, non è possibile avere bisogno di un prezzo corrispondente. Al contrario, se il tasso del concorrente è inferiore, controllare se il codice aziendale è idoneo per la corrispondenza.

Suggerimento 3: Monitora i prezzi dopo la prenotazione

I prezzi possono variare dopo aver prenotato. Impostare avvisi di prezzo utilizzando strumenti come Google Voli o Kayak per monitorare i cambiamenti. Se il prezzo scende, inviare un nuovo reclamo di corrispondenza di prezzo. Alcuni fornitori permettono più richieste per prenotazione.

Suggerimento 4: Documento Tutto

Mantenere un file digitale per ogni viaggio contenente screenshot, pagine di policy, richieste di richieste e corrispondenza, che crea un percorso di audit che è inestimabile per le recensioni o le controversie di conformità.

Suggerimento 5: sapere quando camminare

Se i risparmi sono minimi, diciamo, meno di $10, o il processo di reclamo è eccessivamente oneroso, considerare se il vostro tempo è meglio speso altrove.

Conclusione: Fare il prezzo Abbinando una pratica standard

La tattica del match dei prezzi non è un hacker di una volta, ma un processo ripetibile che dovrebbe essere integrato nel flusso di lavoro di acquisto di viaggio della vostra organizzazione. Seguire i passaggi sopra indicati - identificare i tassi di qualificazione, rivedere le politiche, raccogliere la documentazione e presentare i reclami sistematicamente - si può sempre garantire i migliori prezzi disponibili.