Per gli acquirenti di viaggio, gli operatori di approvvigionamento e i travel manager aziendali, l'allineamento delle strategie di prenotazione con questi cicli è essenziale per il controllo dei costi e la soddisfazione dei viaggiatori. Una strategia stagionale non si limita a prenotare in anticipo o in attesa di una vendita; è un approccio strutturato che sfrutta i dati storici, l'intelligenza di mercato e i rapporti dei fornitori per ottimizzare la spesa durante l'anno.

Comprendere il Quadro di Stagionalità di Viaggi

La domanda di viaggio è ciclica, guidata da vacanze, calendari scolastici, eventi importanti e modelli meteorologici. Questi cicli creano periodi distinti di picco, spalla e domanda off-peak. Una strategia stagionale robusta riconosce queste fasi e regola le tattiche di approvvigionamento di conseguenza. L'obiettivo è quello di spostare il maggior numero di viaggi possibile in periodi di spalla, assicurando capacità e tassi durante i picchi inevitabili.

Definizione del picco, delle spalle e dei periodi di off-Peak

I periodi di punta sono caratterizzati da una domanda elevata e da prezzi premium. Per i viaggi d'affari, questo include tipicamente lunedì-giovedì mattina e sera, oltre a settimane che circondano grandi fiere o conferenze del settore. I picchi di tempo includono le vacanze scolastiche, i mesi estivi di vacanza (giugno-agosto), e il corridoio di festa di ringraziamento-a-New-Anno.

Fonti dati per l'analisi stagionale

I dati storici della vostra azienda di gestione dei viaggi (TMC) o del sistema di spesa sono la fonte principale. Analizzare almeno 12-24 mesi di dati per identificare i modelli di viaggio specifici della vostra organizzazione. Integrare questo con i benchmark del settore da fonti come la Global Business Travel Association (GBTA) o le relazioni di gestione delle vendite di compagnie aeree/hotel.

Migliori Pratiche per il viaggio aereo stagionale

Airfare è la componente più volatile di un budget di viaggio. Una strategia stagionale per i viaggi aerei si concentra sulla tempistica di acquisto anticipata, l'analisi di livello di rotta e le finestre di negoziazione dei fornitori.

Acquisto anticipato di Windows per stagione

Durante i periodi di punta, si blocca in anticipo per i viaggi domestici da 30 a 45 giorni e da 60 a 90 giorni per l'estero. Nelle stagioni delle spalle, spesso è sufficiente una finestra da 21 a 30 giorni. Durante i periodi di riposo, in attesa che 14 a 21 giorni fuori possano catturare sconti del last-minute, anche se questo comporta il rischio se la domanda aumenta inaspettatamente.

Itinerario -Livello

Gli sconti negoziati aziendali sono spesso statici, ma gli impegni di volume stagionale dovrebbero essere dinamici. Quando si tratta di compagnie aeree, presentare il volume previsto per trimestre o mese, non come una somma annuale di lump. I vettori sono più disposti a offrire termini favorevoli sulle rotte in cui è possibile garantire il volume off-peak. Per i periodi di punta, concentrati sul garantire l'accesso alla disponibilità di posti di ultima serie piuttosto che sconti profondi.

Gestione delle tariffe non rimborsabili Stagionali

Le tariffe non rimborsabili sono interessanti per il risparmio di costi ma rischiose durante le stagioni volatili. Durante i periodi di punta, quando i cambiamenti di orario sono più probabili, priorità tariffari rimborsabili o modificabili per i viaggi critici. Per i viaggi off-peak, le tariffe non rimborsabili sono generalmente sicure, in quanto il costo di un viaggio mancato è inferiore.

Migliori Pratiche per il Procurement dell'Hotel Stagionale

La strategia alberghiera stagionale richiede analisi di livello di mercato e termini contrattuali flessibili.

]Le strutture a tasso fisso vs. Tariffe a tasso fisso

Le tariffe aziendali fisse tradizionali possono essere una responsabilità durante le stagioni di punta.

Garanzie e Attrizione del volume stagionale

I contratti dell'hotel includono generalmente clausole di attrito, che vi penalizzano per non utilizzare una percentuale del blocco della vostra camera. Durante le stagioni di punta, il rischio di attrito è inferiore perché l'hotel può rivendere le camere.

Disponibilità Last-Room (LRA) per Stagione

La disponibilità dell'hotel è una clausola critica che garantisce che il tasso negoziato è onorato anche quando rimane solo una stanza. Durante le stagioni di punta, gli hotel sono restii a concedere LRA perché limita il loro potenziale di reddito. Nei periodi di fuori quota, LRA è più facile da garantire. Una strategia pratica è quella di negoziare LRA per tutte le stagioni, ma accettare un supplemento premium (ad esempio, 10-15% sopra il tasso negoziato) durante i periodi di picco di hotel.

Migliori Pratiche per il trasporto stagionale a terra

Le auto da noleggio, le rideshare e le ferrovie sono spesso trascurate nella pianificazione stagionale, ma rappresentano una parte significativa della spesa totale di viaggio. La domanda stagionale di trasporto terrestre è guidata dagli stessi fattori come aria e hotel, con punte aggiuntive intorno a vacanze e eventi meteo.

Noleggio Auto Strategie Stagionali

Per mitigare questo, negoziare i cappucci di supplemento stagionale con il vostro fornitore di auto a noleggio preferito. Ad esempio, concordare che i supplementi di picco-settimana non supereranno il 25% della tariffa aziendale di base. Inoltre, incoraggiare i viaggiatori a prenotare presto per i periodi di punta. Una politica che richiede la prenotazione di auto a noleggio almeno 14 giorni in anticipo durante i mesi estivi può bloccare in tariffe più basse.

Rideshare e gestione dei taxi

Implementare una politica che cattura la spesa per il viaggio durante i periodi di punta, come un massimo di $50 per corsa durante le conferenze principali. Incoraggiare i trasporti alternativi durante le operazioni di carico, come il trasporto pubblico o le navette di hotel. Per le posizioni ad alto volume, negoziare un conto aziendale a tasso piatto con un taxi locale o servizio limousine per i periodi di punta.

Errori comuni nella strategia di viaggio stagionale

Anche i programmi ben intenzionati cadono in trappole che minano la pianificazione stagionale. Riconoscendo questi errori è il primo passo per evitarli.

Trattare tutte le stagioni lo stesso

L'errore più comune è l'applicazione di una politica uniforme, struttura dei tassi e finestra di prenotazione attraverso l'intero anno. Ciò ignora la realtà dell'offerta e della domanda. Una politica che funziona a marzo fallirà in ottobre. Invece, segmentare la vostra strategia per stagione e per mercato.

Ignora eventi e vacanze locali

Le festività nazionali sono ovvie, ma gli eventi locali spesso causano picchi di prezzo più significativi. Una città che ospita una grande convenzione, evento sportivo, o festival vedrà tariffe alberghiere doppie o triple. Non tenendo conto di questi eventi porta a overruns di bilancio e frustrazione di viaggiatore. Mantenere un calendario di eventi importanti nelle vostre migliori 20 destinazioni di viaggio.

Over-Reliance sui dati storici

Un periodo che è stato fuori dal mercato potrebbe essere il picco di quest'anno a causa di un nuovo evento o di un cambiamento economico. Combina analisi storica con l'intelligenza previsionale. Iscriviti alle previsioni del settore da fonti come l'US Travel Association o le intuizioni di mercato del tuo TMC. Aggiorna la tua strategia stagionale trimestrale in base alle attuali condizioni di mercato, non solo modelli passati.

Trascurare la comunicazione di Viaggiatore

Molti programmi non riescono perché i viaggiatori prenotano fuori politica durante i periodi di punta a causa della frustrazione con disponibilità o prezzo. Comunicano chiaramente le aspettative stagionali. Invia una email pre-stagione a frequenti viaggiatori che superano le date di punta, prenotano finestre e fornitori preferiti. Fornire un calendario di riferimento rapido che mostra quando prenotare in anticipo e quando aspettare.

Strumenti e tecnologia per l'esecuzione di strategia stagionale

L'esecuzione manuale di una strategia stagionale è inefficiente, la moderna tecnologia di gestione dei viaggi automatizza molte delle attività necessarie per implementare le regole stagionali.

Configurazione degli strumenti di prenotazione

Configurare l'OBT per applicare regole diverse in base alla data di viaggio. Ad esempio, impostare un acquisto minimo di 21 giorni per il viaggio tra il 1 giugno e il 31 agosto. Utilizzare la logica tariffaria per definire le tariffe rimborsabili durante le stagioni di punta. La maggior parte degli OBT ti consente di creare le regole per gamma di date, destinazione o tipo di viaggiatore.

Automazione delle politiche di erogazione

I sistemi di gestione delle spese possono far rispettare le politiche stagionali post-trip. Impostare le regole di audit che contrassegnano le prenotazioni effettuate al di fuori della finestra stagionale o presso fornitori non preferenziali durante i periodi di punta. Ad esempio, se un viaggiatore prenota un hotel entro 7 giorni di viaggio durante un mese di punta, il sistema può richiedere un'approvazione del gestore o una giustificazione scritta.

Data Analytics Dashboards

Costruisci una dashboard che traccia metriche chiave per stagione: prezzo medio del biglietto, tariffa hotel, tempo di prenotazione e tasso di conformità. Confronta le prestazioni della stagione corrente allo stesso periodo dello scorso anno. Questo consente di individuare le tendenze in anticipo e regolare la tua strategia di mezza stagione. Ad esempio, se i prezzi medi dei biglietti stanno aumentando più velocemente del previsto nella stagione delle spalle, potrebbe essere necessario stringere i requisiti di acquisto anticipato o spostare il volume a un vettore diverso.

Quando chiamare un responsabile senior di viaggio o consulente

Mentre molte tattiche stagionali possono essere implementate internamente, ci sono situazioni che garantiscono un intervento esperto.

Complesso Multi-Destinazione Peak Pianificazione della Stagione

Se la vostra organizzazione ha viaggiato in più destinazioni di punta simultaneamente, come durante un incontro di vendita globale o un lancio di prodotti, il coordinamento richiesto supera la tipica capacità interna. Un senior travel manager o consulente può negoziare contratti consolidati in aereo, hotel e trasporto di terra per un singolo evento, garantendo disponibilità e integrità dei tassi.

Fornitore Negoziazione Deadlocks

Quando un fornitore chiave rifiuta di offrire termini stagionali accettabili, come LRA durante il picco o i berretti a pagamento ragionevoli, un consulente con leva di mercato può intervenire. Possono avere relazioni con i dirigenti del fornitore o l'accesso a fornitori alternativi non sul vostro radar. Non tentare di armare forte un fornitore durante la stagione di punta; si perde la disponibilità.

Disturbo significativo del mercato

Se il vostro mercato primario sperimenta un cambiamento improvviso, come una nuova apertura del centro congressi o una chiusura importante datore di lavoro, i vostri dati storici diventano obsoleti. Un consulente può fornire una rapida valutazione del mercato e raccomandare la strategia riveduta entro giorni, piuttosto che aspettare la prossima revisione trimestrale.

Mancanza di dati interni o di responsabilità di analisi

Se la vostra organizzazione non ha l'infrastruttura dei dati per analizzare i modelli stagionali, assumere un consulente per eseguire un'analisi delle spese è un investimento utile. Possono tirare i dati dal vostro TMC, sistema di spesa e rapporti dei fornitori, quindi creare una linea di base stagionale. Questa linea di base diventa la base per tutta la strategia futura.

Pratico take-away

Inizia analizzando i tuoi dati per identificare il picco, la spalla e i periodi di off-peak della tua organizzazione. Quindi, personalizzare le tue tattiche di approvvigionamento - avance acquisto windows, strutture di tasso e i costi dei fornitori - ad ogni stagione. Evitare la trappola comune di politiche uniformi, e investire in tecnologia che automatizza le regole stagionali.