כאשר מחוז בית הספר מעמיד שדרוג של מיליוני דולרים או חוזה תחזוקה על הצעת מחיר, קבלנים חכמים ביותר לא רק לחדד את העיפרון שלהם על המחיר. הם בונים חבילה. טקטיקה החבילה - תוך שילוב של מספר רב של מקומות עבודה, צוים מורחבים, הסכמי שירות, ומימון לתוך הצעה אחת, משכנעת - הפך למנצח מוכח בשוק K-12. אבל קבלנים מנוסים ביותר בעת החלת אסטרטגיה ייחודית זו כדי למנוע תרחישים ציבוריים.

טעות #1: התעלמות מתהליך ההתערבות הציבורי

הבערה הגדולה ביותר היא לטפל במחוז בית הספר כמו לקוח מסחרי.בתי ספר ציבוריים פועלים תחת חוקי רכש קפדניים שנועדו להבטיח הוגנות, שקיפות, והשימוש הטוב ביותר של כספי משלמי המסים. A החבילה שעובדת עבור בניין משרדים פרטי יכול לגרום לך לפסולת, או גרוע מכך, לתבוע, אם זה לא עומד בכללים אלה.

מלכודת ה-Bedding

רוב אזורי בית הספר דורשים הצעות תחרותיות רשמיות לפרויקטים מעל סף דולר מסוים (לעתים קרובות $ 25 אלף ל-100,000, בהתאם לחוק המדינה) חבילה המנעולה במותג מסוים של ציוד או תוכנית תחזוקה קניינית ניתן לראות כ"מקור סגול" רכש, אשר אינו חוקי ברוב תחומי השיפוט.אתה חייב לבנות את החבילה שלך כך שניתן להעריך אותה בצורה הוגנת נגד הצעות אחרות.

כיצד לתקן את זה

  • (ב) ,0) דע את הסף: לפני שתתחיל בבניית החבילה שלך, לאשר את סף הצעת המחיר הרשמי של המחוז.
  • (FLT:0) מפרטים ביצועים: FLT:1 במקום לומר "אנו נתקין את מודל X של Trane צמרמורת", נכתב "אנו נתקין 200 טון, צ'רצ'ר צ'רופרית מים ASHRAE 90.1 סטנדרטים יעילות" זה מאפשר החבילה שלך להיות השווה תפוחים ל-to-apples עם מתחרים המציעים, יורק, או Daikin.
  • (FLT:0) מפריד את "חייב" מן "נחמד-ל-יש": ⁇ FLT:1 אם החבילה שלך כוללת 10 שנים של חלקים ואחריות עבודה, ודא כי האחריות מוצעת כסוג קו נפרד ואופציונלי בהצעת החוק.

טעות מספר 2: שירותים בונדלינג שהמחוז לא יכול לקבל באופן חוקי

קבלנים רבים מנסים למיין את הסיר על ידי גילוח בשירותים "חופשיים" כמו ניקוי דוקטרקטי שנתי, החלפת מסנן, או לאחר שעות עבודה חירום עבודה. בעוד אלה הם בעלי ערך, מחוזות בית הספר לעתים קרובות יש כללים נוקשים לגבי קבלת מתנות או שירותים שניתן לראות כמו להשפיע על החלטת הפרס.זה נכון במיוחד במדינות עם חוקים נגד קרישה חזקה.

בעיית השירות "חינם"

אם החבילה שלך כוללת שנה ראשונה של תחזוקה, מחלקת הקניות של המחוז עשויה לדחות את כל ההצעה.הם לא יכולים לקבל משהו עבור שום דבר אם זה נותן לך יתרון לא הוגן.

כיצד לתקן את זה

  • (FLT:0) מחיר כל רכיב: 1FLT לעולם לא להציע שום דבר בחינם.אם אתה רוצה לכלול הסכם שירות, לשים ערך דולר על זה ולהציג אותו כסוג קו נפרד.המחוז יכול לבחור לקבל או לדחות אותו מבלי לסכן את הצעת הבסיס.
  • (FLT:0) ו-Verify in-houseיכולות:FreaLT:1 לפני בניית החבילה שלך, שאל את מנהל המתקנים, "מה משימות תחזוקה שלך מטפלות?", אם הם כבר עושים שינויים במסנן שלהם, אל תארז שירות זה.
  • (FLT:0)Check the Provider Policy: FLT9) לרוב המחוזות יש מדיניות רשמית על מתנות ממוכרים.שירות "חופשי" נחשב כמעט תמיד מתנה. Get a copy of that Policy and Build your החבילה בתוך גבולותיה.

טעות #3: עודף-בונדינג והפסדת שקיפות

יש פיתוי טבעי לזרוק הכל לתוך חבילה אחת: ציוד, התקנה, בקרה, דיקטטורה, הדרכה, וחוזה תחזוקה של 20 שנה.הבעיה היא כי לוחות בית הספר ומשלמי המסים רוצים לראות בדיוק לאן הכסף שלהם הולך. An Opaque, מחיר אחד בכל אחד הוא דגל אדום.

"Black Box" - בייד

כאשר לוח בית ספר רואה מחיר אחד של 2.5 מיליון דולר עבור "פתרון HVAC שלם", הם חושדים מיד ⁇ .הם לא יכולים להשוות את המחיר שלך להצעות אחרות כי הם לא יודעים מה נכלל.זה מוביל לעיכובים ארוכים, בקשות להתמוטטות, ולעתים קרובות, פירוק.

כיצד לתקן את זה

  1. (ב) [17] , ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇ ⁇
  2. Sub-bundle B: BAS שולטת שדרוג (panel,חיישנים, תכנות, עמלות)
  3. Sub-bundle C: 5 שנים הסכם תחזוקה מונע
  4. Sub-bundle D: אימון ותיעוד
  5. (ב) ראו את ההנחה: 1 (ב) אם אתם מציעים הנחה עבור מבוללינג (למשל, 5% הנחה אם הם לוקחים את כל ארבעת תת-החתונות), מראים כי הנחה זו מוכיחה בבירור את הערך ללא עלויות נסתרות.
  6. (FLT:0) לספק טופס הצעה סטנדרטי:FreaLT:1 [של] למלא את טופס ההצעה הנדרשת של המחוז בדיוק כפי שנדרש. ולאחר מכן לצרף את החבילה כהצעה "מחדשת" או "מוחלטת" (הדברים ה-ד') זה שומר אותך מתווה ועדיין מציע את החבילה האסטרטגית שלך.

טעות #4: התעלמות מהסכם שירותי האנרגיה (ESCO)

קבלנים רבים אינם מבינים כי לעתים קרובות לבתי ספר יש נתיב רכש נפרד וגמיש יותר לפרויקטים חיסכון באנרגיה: חוזה שירותי האנרגיה (ESCO) או הבטחת חיסכון באנרגיה. חוזים אלה מאפשרים לבתי ספר לעקוף דרישות מסורתיות בעלות נמוכה אם הפרויקט נועד לחסוך אנרגיה וחיסכון אלה מובטח לשלם עבור הפרויקט.

הזדמנות חסרה

אם אתה מבולג החלפת צונן עם שדרוג תאורה ו BAS חדש, אתה כנראה מסתכל על פרויקט כי qualifis כמו חוזה חיסכון באנרגיה. על ידי לא להורות החבילה שלך כהצעת ESCO, אתה מכריח את הרובע לתוך תהליך נוקשה נמוך ,שם את החבילה שלך עשוי להיות תחת הצעה זולה יותר, פחות מקיפה.

כיצד לתקן את זה

  • (הופנה מהדף בראשית: 10) שאל את המחוז אם הם נחשבים לחוזה חיסכון באנרגיה.אם הפרויקט יש תגמול פשוט של 15 שנים או פחות, סביר להניח שהוא נחשב לחוזה חיסכון באנרגיה.
  • (FLT:0Partner with a Energy Engineers:FLT:1) אתה לא צריך להיות ספק ESCO בעצמך.שותף עם מהנדס מקצועי מורשה שיכול לבצע את התוכנית הנדרשת למדידה ואימות (M&V) ולהבטיח את החיסכון.
  • (FLT:0) הובלת החבילה כפתרון אנרגיה: ההרחבה שלך: ההרחבה שלך סביב חיסכון באנרגיה היא תספק.לבטל את עלויות M&V, הבטחת החיסכון, ואת מבנה המימון (בדרך כלל באמצעות שכירות עירוני או אג"ח) זה משנה את השיחה מ"הצעה זולה" ל"השקעה הטובה ביותר".

טעות מס' 5: לא לדבר על "הטייפ האדום" בונדלה

פרויקטים בבית הספר ידועים לשמצה עבור עיכובים מנהליים: שכר נייר, דרישות אג"ח, תעודות ביטוח, בדיקות רקע עבור כל עובד.טעות נפוצה היא לבנות חבילה שמתעלמת עלויות תאימות אלה, רק כדי לקבל את הקרנת הפרויקט לעצירה כאשר המחלקה המשפטית של המחוז סוקרת אותו.

פעמוני ה-Comliance Gap

אם החבילה שלך כוללת תוכנית תחזוקה של 10 שנים, עליך להבטיח כי הטכנאים שלך יעברו את בדיקות הרקע של המחוז במשך כל העשור.אם החבילה שלך כוללת מערכת בקרה חדשה, עליך לוודא כי מחלקת ה- IT של המחוז מאשרת את הקשר לרשת.אלה לא פרטים קטנים; הם יכולים להרוג עסקה.

כיצד לתקן את זה

  • (FLT:0) לכלול רשימת ציות:FreaLT:1 בהצעת החבילה שלך, כולל סעיף שכותרתו "דרישות תאימות" אשר מציין בדיוק מה תספק (למשל, דוחות תשלום מוסמך, 2 מיליון ביטוח חבות, טביעת אצבע עבור כל הטכנאים).זה מראה את המחוז שעשית את שיעורי הבית שלך.
  • (ב) [ה]הבא] [ב]]] לא תבטיח מתקן של 30 יום אם תהליך רכישת המחוז לוקח 90 יום לאשר את החוזה.
  • (FLT:0)Offer a "turnkey" חבילת תאימות:BuildFLT:1) כמה מחוזות נאבקים עם ניהול ניירות שכר דומיננטי או דרישות דייוויס-Bacon. להציע לטפל בכל תיעוד הציות כחלק מהחבילה שלך.זה ערך עצום כי המתחרים לעתים קרובות להתעלם.

טעות #6: לא להתאים את הבונד למחזור מימון בית הספר

בתי ספר פועלים על שנת הכספים הקפדנית (בדרך כלל 1 ביולי עד 30 ביוני) יש להם מקורות מימון ספציפיים: אג"ח לשיפור הון, תקציבי תפעול ו מענקים פדרליים (כמו ESSER קרנות). חבילת הדורשת תשלום גדול אחד באפריל צפוי להיכשל כי המחוז כבר בילה את תקציב ההון שלו לשנה.

המונחים: black Flow Mismatch

ייתכן שיש לך את החבילה הטובה ביותר בעולם, אבל אם המחוז לא יכול לשלם על זה בתוך המגבלות של השנה הפיסקלית שלהם, זה יהיה יידחה.זה נפוץ במיוחד עם חבילות תחזוקה מרובות שנים כי לחצות גבולות השנה הפיסקלית.

כיצד לתקן את זה

  • (FLT:0)שאל את מנהל המתקנים, "האם זה מגיע מכספי הון, תפעול כספים, או מענק ספציפי?", להתאים את החבילה שלך לדלי זה.
  • (FLT:0) תנאי תשלום ידידותיים לכספים: אנדרל 1 (FLT:1) מבנה החבילה שלך כך שרכישה ציוד גדול נופל בשנה הפיסקלית הנוכחית, והסכם התחזוקה מתחיל בשנה הפיסקלית הבאה.
  • (FLT:0)Bundle עם אפשרות מימון: אם המחוז לא יכול לשלם עבור החבילה כולה במעלה החזית, כולל אופציה מימון (שכרה תיווך, רכישת שכירות מס) בהצעה שלך.

טעות מספר 7: שיפור החיסכון באנרגיה

כאשר ציוד ובקרות מבולצצים, מפתה להבטיח חיסכון באנרגיה עצום להצדיק את העלות העליונה.אבל בתי הספר הם ישויות ציבוריות, והם יחזיקו אותך הבטחות אלה.התגברות על חיסכון היא הדרך המהירה ביותר לסיים מחלוקת או תביעה.

מלכודת הבטחת החיסכון

אם תארז צמרר חדש עם BAS ותטען כי הוא יציל את המחוז $50,000 בשנה, מנהל העסקים של המחוז ירצה להבטיח בכתב.אם החיסכון יהיה קצר, אתה יכול להיות על המיזוג עבור ההבדל.זה סיכון הרבה קבלנים לא מבינים לחלוטין.

כיצד לתקן את זה

  • (FLT:0) הערכות שמרניות: FLT:1 , בסס את החיסכון שלך על נתונים של תועלת בפועל מן המחוז, לא על מודלים תיאורטיים. השתמש מהנדס אנרגיה של צד שלישי כדי לאמת את המספרים שלך.
  • (FLT:0)Offer a Performance ערבות עם תנאים ברורים: ההרחבה 1 (אם אתה מבטיח חיסכון, להגדיר בדיוק כיצד הם נמדדים (למשל, באמצעות ASHRAE Guideline 14) ומה קורה אם חיסכון לא ייפגשו. גישה נפוצה היא להציע "אחריות ביצועים" על יעילות הציוד (למשל, צ'ר יותר יפעל ב-0.6 /טון) ולא על הדולר המושפעים מחיסכון בדולר.
  • (FLT:0)Bundle בשירותי M&V:03F:Esver1) כולל את עלות תוכנית מדידה ואימות בחבילה שלך.זה מגן הן אתה והן על ידי מתן שיטה שקופה, מוסכמת למעקב אחר חיסכון.

טעות #8: התעלמות מהיסוד האנושי

לבסוף, הטעות הנרדפת ביותר היא לשכוח כי צוות מתקני בית הספר ומורים הם אלה שיחיו עם החבילה שלך כל יום.חבילה מושלמת טכנית כי קשה עבור צוות בית הספר לפעול או משבש לוחות הזמנים בכיתה יניב תלונות שיכולות לשנות את היחסים ופוגע הסיכויים שלך לעבודה עתידית.

"Set It and Forget It" - Fallacy

קבלנים רבים לארוז ב-State-of-the-art BAS ומניחים כי הצוות של בית הספר יכול לטפל בו. במציאות, במחוזות רבים של בית הספר יש מפקח תחזוקה יחיד, עובד יתר, אשר ייתכן שאין לו את ההכשרה לייעל מערכת מורכבת.אם החבילה שלך לא כוללת הכשרה נאותה ותמיכה, המערכת תהיה מנוהלת ללא יעילות, והמחוז לא ישים אותך.

כיצד לתקן את זה

  • (FLT:0) לכלול חבילת אימונים מקיפה: FIRLT:1 החבילה שלך צריך לכלול לא רק יום אחד של אימון סטארט-אפ, אלא הכשרה מתמשכת לשנה הראשונה, כולל נהלי שינוי עונתי. להציע להכשיר מספר שינויים של צוות.
  • (FLT:0)Bundle ב"גב לבן" יד:FLT:1 כולל מדריך פעולות מפורט, מסע וידאו של המערכת, וגישה חמה 24/7 לשנה הראשונה.
  • [ה]הבא [ה]: [ה], לפני שחתמתם את החבילה, לכו דרכה עם מנהל המתקנים והמהנדס הראשי של המחוז, שאלו אותם: "האם יש משהו בחבילה הזו שיגרום לעבודתכם קשה יותר?"

המונחים: takeaway

טקטיקה החבילה היא כלי רב עוצמה עבור חוזים בבית הספר HVAC, אבל זה דורש גישה שונה לחלוטין מאשר עבודה מסחרית.הצלחה תלויה בהבנת חוק רכש ציבורי, שמירה על שקיפות בתמחור, התאמה עם מחזורי המימון של המחוז, ולהבטיח ביצועים ללא הסתברות יתר על המידה.האם קבלנים שמנצחים את עסקאות בית הספר הגדולות ביותר הם לא אלה עם המחיר הנמוך ביותר, אבל אלה לבנות החבילה כי הם מבחינה משפטית, גמישה כלכלית, האם אתה יכול להגיש את זה נכון מבחינה כלכלית, אם אתה יכול לענות על ידי ההשתתפות, האם זה יהיה על ידי המחלקה המבצעית, האם אתה יכול להיות אחראי על ידי זה נכון מבחינה כלכלית, האם אתה יכול להיות אחראי על ידי זה הוא הנכון, האם אתה יכול להיות אחראי על ידי ההשתתפות, האם אתה יכול להיות אחראי על ידי ארבע פעילויות בפועל, האם אתה יכול לענות על ידי זה הוא באמת?