Pour les acheteurs de voyages, les professionnels des achats et les gestionnaires de voyages d'entreprise, il est essentiel d'aligner les stratégies de réservation sur ces cycles pour contrôler les coûts et assurer la satisfaction des voyageurs. Une stratégie saisonnière ne consiste pas seulement à réserver tôt ou à attendre une vente; c'est une approche structurée qui tire parti des données historiques, de l'intelligence du marché et des relations avec les fournisseurs pour optimiser les dépenses au cours de l'année.

Comprendre le cadre de saisonnalité des voyages

La demande de voyages est cyclique, motivée par les vacances, les calendriers scolaires, les événements majeurs et les conditions météorologiques.Ces cycles créent des périodes distinctes de pointe, d'épaule et de demande hors pointe.Une stratégie saisonnière robuste reconnaît ces phases et ajuste les tactiques d'approvisionnement en conséquence.

Définition des périodes de pointe, d'épaule et de pointe

Les périodes de pointe sont caractérisées par une forte demande et des prix élevés. Pour les voyages d'affaires, cela comprend généralement du lundi au jeudi matin et le soir, ainsi que des semaines entourant les grands salons ou les conférences de l'industrie. Les périodes de pointe comprennent les vacances scolaires de printemps, les vacances d'été (juin à août) et le corridor de vacances de l'Action de grâces à la nouvelle année.

Sources de données pour l'analyse saisonnière

Une planification saisonnière efficace nécessite des données fiables.Les données historiques de réservation de votre entreprise de gestion de voyage (TMC) ou système de dépenses sont la source principale. Analysez au moins 12 à 24 mois de données pour identifier les profils de voyage spécifiques de votre organisation. Ajoutez ceci aux points de repère de l'industrie provenant de sources telles que la Global Business Travel Association (GBTA) ou les rapports de gestion des revenus de compagnie aérienne/hôtelière.

Meilleures pratiques pour l'approvisionnement en voyages aériens saisonniers

Le tarif aérien est la composante la plus volatile du budget des voyages. Une stratégie saisonnière pour les voyages aériens est axée sur le calendrier d'achat anticipé, l'analyse des routes et les guichets de négociation des fournisseurs.

Achat anticipé Windows par saison

Pendant les périodes de pointe, verrouiller les tarifs 30 à 45 jours à l'avance pour les voyages intérieurs et 60 à 90 jours à l'étranger. En saison des épaules, une fenêtre de 21 à 30 jours est souvent suffisante. Pendant les périodes de pointe, attendre jusqu'à 14 à 21 jours peut capturer des rabais de dernière minute, mais cela comporte des risques si la demande augmente de façon inattendue. Une erreur courante est d'appliquer une politique d'achat anticipé unique toute l'année.

Négociation saisonnière au niveau de la route

Les rabais négociés par les entreprises sont souvent statiques, mais les engagements de volume saisonnier doivent être dynamiques. Lors des négociations avec les compagnies aériennes, présenter votre volume prévu par trimestre ou par mois, non pas sous forme de somme forfaitaire annuelle. Les transporteurs sont plus disposés à offrir des conditions favorables sur les routes où vous pouvez garantir un volume hors-pique. Pour les périodes de pointe, concentrez-vous sur l'accès à la disponibilité des derniers sièges plutôt que sur des rabais profonds.

Gestion des tarifs non remboursables Saisonnière

Les tarifs non remboursables sont attrayants pour les économies de coûts mais risqués pendant les saisons volatiles. Pendant les périodes de pointe, lorsque les changements de calendrier sont plus probables, prioriser les tarifs remboursables ou modifiables pour les voyages critiques. Pour les voyages hors-pique, les tarifs non remboursables sont généralement sûrs, car le coût d'un voyage manqué est inférieur. Une pratique exemplaire est de fixer un seuil: pour les voyages réservés plus de 21 jours pendant les voyages hors-pique, les tarifs non remboursables sont permis.

Meilleures pratiques pour l'achat saisonnier d'hôtels

Une stratégie hôtelière saisonnière exige une analyse du marché et des modalités de contrat flexibles.

Les tarifs dynamiques contre les tarifs fixes

Les tarifs professionnels fixes traditionnels peuvent être un passif pendant les périodes de pointe.Si votre tarif négocié est inférieur au marché, les hôtels peuvent bloquer la disponibilité ou pousser les réservations non conformes.Une meilleure approche consiste à négocier des tarifs dynamiques qui flottent avec le marché mais plafonnent à un plafond prédéterminé. Pendant les périodes de pointe, cela garantit à vos voyageurs de réserver dans le programme pendant que l'hôtel saisit les revenus du marché.

Garanties de volume et attrition saisonnières

Les contrats d'hôtel comprennent généralement des clauses d'attrition, qui vous pénalisent pour ne pas utiliser un pourcentage de votre bloc de chambre. Pendant les périodes de pointe, le risque d'attrition est plus faible parce que l'hôtel peut revendre des chambres. Négocier des pourcentages d'attrition plus faibles (par exemple, 80% au lieu de 90%) pour les périodes de pointe. Pour les périodes hors pointe, offrir des garanties de volume plus élevées en échange de réductions plus profondes.

Disponibilité de la dernière chambre (LRA) par saison

La disponibilité de la dernière chambre est une clause critique qui garantit que votre tarif négocié est respecté même quand il ne reste qu'une seule chambre. Pendant les saisons de pointe, les hôtels hésitent à accorder la LRA car elle limite leur potentiel de revenus. En périodes de pointe, la LRA est plus facile à sécuriser. Une stratégie pratique est de négocier la LRA pour toutes les saisons mais d'accepter un supplément (par exemple, 10-15% au-dessus du tarif négocié) pendant les périodes de pointe.

Meilleures pratiques pour le transport terrestre saisonnier

Les voitures de location, les covoiturages et les trains sont souvent négligés dans la planification saisonnière, mais ils représentent une part importante des dépenses totales de voyage. La demande saisonnière pour le transport terrestre est déterminée par les mêmes facteurs que l'air et l'hôtel, avec des pics supplémentaires autour des vacances et des événements météorologiques.

Location de voitures Stratégies saisonnières

Pour atténuer cette situation, négociez des plafonds de surtaxes saisonnières avec votre fournisseur de voitures de location préféré. Par exemple, convenez que les surtaxes de la semaine de pointe ne dépasseront pas 25% du taux de base de l'entreprise. En outre, encouragez les voyageurs à réserver tôt pour les périodes de pointe. Une politique exigeant la réservation de voitures de location au moins 14 jours à l'avance pendant les mois d'été peut bloquer les tarifs plus bas.

Gestion du covoiturage et du taxi

Le prix du covoiturage est dynamique et très saisonnier, particulièrement autour des événements et des vacances. Mettre en place une politique qui plafonne les dépenses de covoiturage par voyage pendant les périodes de pointe, comme un maximum de 50 $ par trajet pendant les grandes conférences. Encourager les transports alternatifs pendant les périodes de pointe, comme les transports en commun ou les navettes hôtelières.

Erreurs courantes dans la stratégie de voyage saisonnier

Même les programmes bien intentionnés tombent dans des pièges qui sapent la planification saisonnière. Reconnaître ces erreurs est la première étape pour les éviter.

Traiter toutes les saisons de la même façon

L'erreur la plus courante est d'appliquer une politique uniforme, une structure tarifaire et une fenêtre de réservation sur toute l'année. Ceci ignore la réalité de l'offre et de la demande. Une politique qui fonctionne en mars échouera en octobre. Au lieu de cela, segmentez votre stratégie par saison et par marché.

Ignorer les événements locaux et les vacances

Les vacances nationales sont évidentes, mais les événements locaux provoquent souvent des hausses de prix plus importantes. Une ville qui accueille une grande assemblée, un événement sportif ou un festival verra les tarifs de l'hôtel double ou triple. Ne pas rendre compte de ces événements entraîne des dépassements de budget et de frustration des voyageurs.

Sur-reliance sur les données historiques

Une saison qui a été hors pointe l'an dernier peut être le sommet cette année en raison d'un nouvel événement ou d'un changement économique. Combinez l'analyse historique et l'intelligence prospective. Abonnez-vous aux prévisions de l'industrie provenant de sources comme l'Association américaine des voyages ou votre TMC. Mettez à jour votre stratégie saisonnière trimestrielle en fonction des conditions actuelles du marché, et non seulement des tendances passées.

Neglecting Traveler Communication

Une stratégie saisonnière ne fonctionne que si les voyageurs comprennent et suivent. Beaucoup de programmes échouent parce que les voyageurs réservent une politique extérieure pendant les périodes de pointe en raison de la frustration avec la disponibilité ou le prix. Communiquer clairement les attentes saisonnières. Envoyer un courriel avant la saison aux voyageurs fréquents indiquant les dates de pointe, les fenêtres de réservation et les fournisseurs préférés. Fournir un calendrier de référence rapide indiquant quand réserver tôt et quand attendre. Utilisez votre outil de réservation pour afficher des alertes pour les périodes de pointe, comme -Cette destination est en haute saison; réservez au moins 30 jours à l'avance.

Outils et technologie pour l'exécution de la stratégie saisonnière

L'exécution manuelle d'une stratégie saisonnière est inefficace. La technologie moderne de gestion des voyages automatise plusieurs des tâches nécessaires pour mettre en œuvre les règles saisonnières.

Configuration de l'outil de réservation

Votre outil de réservation en ligne (OBT) est le principal mécanisme d'application. Configurez l'OBT pour appliquer des règles différentes en fonction de la date de voyage. Par exemple, fixez un achat anticipé minimum de 21 jours pour les voyages entre le 1er juin et le 31 août. Utilisez la logique des tarifs pour prioriser les tarifs remboursables pendant les saisons de pointe. La plupart des OOT vous permettent de créer des ensembles de règles par date, destination ou type de voyageur.

Automatisation des politiques de dépenses

Les systèmes de gestion des dépenses peuvent appliquer les politiques saisonnières après le voyage. Établir des règles de vérification qui indiquent les réservations effectuées en dehors de la fenêtre saisonnière ou auprès de fournisseurs non privilégiés pendant les périodes de pointe. Par exemple, si un voyageur réserve un hôtel dans les 7 jours suivant le voyage pendant un mois de pointe, le système peut exiger l'approbation d'un gestionnaire ou une justification écrite.

Tableau de bord pour l'analyse des données

Construisez un tableau de bord qui suit les principales mesures par saison : prix moyen du billet, prix de l'hôtel, délai de réservation et taux de conformité. Comparez les performances de la saison à la même période l'an dernier. Cela vous permet de repérer les tendances tôt et d'ajuster votre stratégie en milieu de saison. Par exemple, si les prix moyens du billet augmentent plus rapidement que prévu dans la saison des épaules, vous devrez peut-être resserrer les exigences d'achat anticipé ou de transfert de volume vers un autre transporteur.

Quand appeler un gestionnaire principal de voyages ou un consultant

Bien que de nombreuses tactiques saisonnières puissent être mises en œuvre à l'interne, certaines situations justifient une intervention d'experts, qui ne font pas de fausses erreurs.

Planification de la saison de pointe multi-destination complexe

Si votre organisation a voyagé vers plusieurs destinations de pointe simultanément, comme lors d'une réunion de vente ou d'un lancement de produit, la coordination requise dépasse la capacité interne typique. Un gestionnaire de voyage ou un consultant principal peut négocier des contrats consolidés entre les transports aériens, hôteliers et terrestres pour un seul événement, assurant la disponibilité et l'intégrité des tarifs.

Négociation des fournisseurs Deadlocks

Lorsqu'un fournisseur clé refuse d'offrir des conditions saisonnières acceptables, comme la LRA pendant les périodes de pointe ou les surtaxes raisonnables, un consultant avec un effet de levier sur le marché peut intervenir. Il peut avoir des relations avec les dirigeants de fournisseurs ou avoir accès à d'autres fournisseurs qui ne sont pas sur votre radar.

Perturbation importante du marché

Si votre marché principal subit un changement soudain, comme une nouvelle ouverture de centre de congrès ou une fermeture d'un grand employeur, vos données historiques deviennent obsolètes. Un consultant peut fournir une évaluation rapide du marché et recommander une stratégie révisée en quelques jours, plutôt que d'attendre la prochaine révision trimestrielle.

Manque de données internes ou de capacités d'analyse

Si votre organisation manque d'infrastructure de données pour analyser les tendances saisonnières, embaucher un consultant pour effectuer une analyse des dépenses est un investissement intéressant. Ils peuvent tirer des données de votre CGT, système de dépenses et rapports de fournisseurs, puis créer une base de données saisonnière.

A emporter

La stratégie de voyage saisonnier n'est pas un exercice ponctuel, mais un cycle continu de planification, d'exécution et d'ajustement. Commencez par analyser vos propres données pour identifier les périodes de pointe, d'épaule et de pointe de votre organisation. Puis, adaptez vos tactiques d'approvisionnement – fenêtres d'achat anticipées, structures tarifaires et négociations avec les fournisseurs – à chaque saison. Évitez le piège commun des politiques uniformes et investissez dans la technologie qui automatise les règles saisonnières.