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Dans le monde des achats de voyages, la tactique de correspondance des prix est un outil puissant qui peut économiser de l'argent important sur les vols, les hôtels et les voitures de location. Cependant, pour réussir, il faut plus que seulement trouver un taux inférieur; elle exige une approche systématique, une compréhension des caractères fins et la capacité de naviguer sur les politiques des fournisseurs.

Comprendre la tactique de parité des prix dans les voyages

Une correspondance de prix, également connue comme une garantie de prix ou de meilleur prix, est une politique offerte par de nombreux fournisseurs de voyages – y compris les compagnies aériennes, les chaînes hôtelières et les agences de voyage en ligne (OTA) – où ils acceptent de correspondre à un prix plus bas et accessible au public pour le même produit de voyage. L'objectif est d'assurer le taux le plus bas possible sans sacrifier les avantages de la réservation par l'intermédiaire de votre vendeur préféré, tels que les points de fidélité, les politiques d'annulation flexibles, ou les rabais d'entreprise.

Cette tactique ne consiste pas à brouiller ou à négocier; elle consiste à mettre à profit des preuves documentées d'un prix plus bas pour faire respecter une promesse contractuelle.Pour les gestionnaires de voyages et les professionnels de l'approvisionnement, maîtriser cette compétence peut entraîner des économies substantielles dans le portefeuille de voyages d'une entreprise.

Pourquoi le rapport de prix fonctionne

Les fournisseurs offrent des prix qui permettent de maintenir la fidélité de la clientèle et d'empêcher les acheteurs de se défaire de leurs concurrents. En inscrivant un prix inférieur, ils conservent la réservation et les revenus associés, tandis que le client bénéficie du meilleur tarif disponible.

Procédure étape par étape pour l'exécution d'un match de prix

Exécuter une correspondance de prix est un processus structuré qui nécessite une attention aux détails à chaque étape. Suivez ces étapes pour maximiser vos chances d'approbation.

Étape 1: Identifier un prix inférieur admissible

Commencez par rechercher un tarif plus bas sur un site concurrent pour le même produit de voyage. Cela signifie les mêmes dates, le même type de chambre ou classe de tarif, le même nombre d'invités, et la même politique d'annulation. Utilisez une fenêtre de navigateur privée ou incognito pour éviter des prix personnalisés, qui peuvent fausser les résultats.

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  • Vérifier le prix du concurrent comprend toutes les taxes et les frais.
  • Confirmez que la réservation est disponible pour un achat immédiat (non vendu).
  • S'assurer que le concurrent est un revendeur autorisé, et non un scalper tiers.

Étape 2: Examiner la politique de parité des prix du fournisseur

Avant de présenter une réclamation, lisez attentivement la politique de correspondance des prix du fournisseur. Chaque fournisseur a des règles uniques concernant les concurrents admissibles, les délais de réclamation et les exclusions. Par exemple, de nombreuses chaînes d'hôtel excluent les tarifs des sites de réservation opaques comme Priceline .

Éléments de politique commune à vérifier:

  • Claim window: La plupart des polices exigent que la réclamation soit soumise avant l'enregistrement ou le départ, souvent dans les 24 heures suivant la réservation.
  • Exigences de proof: Vous aurez généralement besoin d'une capture d'écran ou d'un PDF du tarif du concurrent, y compris l'URL, la date et l'heure.
  • Exclusions: Recherchez les dates de blackout, les tarifs d'adhésion seulement et les offres de forfait.

Étape 3: Recueillir la documentation

Recueillir tous les éléments de preuve nécessaires à l'appui de votre demande, notamment :

  • Une capture d'écran du prix du concurrent, montrant clairement les dates, le type de chambre, le prix total et la politique d'annulation.
  • L'URL de la page de réservation concurrent.
  • Une copie de votre confirmation de réservation existante du fournisseur original.
  • Toute politique pertinente pages ou conditions du site web du fournisseur.

Pro tip: Utilisez un outil comme Snagit ou la fonction de capture d'écran intégrée sur votre appareil. Assurez-vous que la capture d'écran inclut la barre d'adresses du navigateur et le timbre date/heure.

Étape 4: Soumettre la demande

La plupart des fournisseurs offrent un formulaire en ligne, une adresse électronique ou un numéro de téléphone pour les demandes de prix correspondants. Suivez la méthode de soumission prescrite. Si vous soumettez par courriel, utilisez une ligne d'objet claire comme ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Que doit-on inclure dans votre mémoire :

  • Votre nom et vos coordonnées.
  • Le numéro de référence de la réservation.
  • Un énoncé clair du prix inférieur et du nom du concurrent.
  • Tous les documents justificatifs.

Étape 5: Suivi et vérification

Après avoir soumis votre demande, surveillez votre courriel pour obtenir une réponse. De nombreux fournisseurs traitent les demandes dans les 24 à 48 heures. Si vous ne recevez pas de confirmation, faites un suivi auprès du service à la clientèle.

Une fois approuvé, vérifiez que le rajustement du prix a été appliqué à votre réservation. Vérifiez votre email de confirmation mis à jour et assurez-vous que le nouveau total reflète le tarif correspondant. Si le rajustement n'est pas appliqué correctement, contactez immédiatement le fournisseur.

Outils et ressources pour une correspondance efficace des prix

Avoir les bons outils peut simplifier le processus de correspondance des prix et améliorer votre taux de réussite. Ci-dessous est une liste de ressources essentielles pour les professionnels de voyage.

Extensions et applications du navigateur

  • Honey: Teste automatiquement les codes de coupon et peut vous alerter de baisser les prix sur certains sites de voyage.
  • PrixGrabber: aide à comparer les prix entre plusieurs OTA.
  • Incognito Mode: Utilisez toujours la navigation privée pour éviter des prix dynamiques en fonction de votre historique de recherche.

Outils de documentation

  • Snagit ou Lightshot: Pour capturer des captures d'écran de haute qualité avec des horodatages.
  • Adobe Acrobat ou Preview: Pour convertir des pages Web en PDF pour un enregistrement plus permanent.
  • Note ou une note : Pour organiser des captures d'écran, des pages de politique et de la correspondance de réclamation.

Bases de données de référence sur les politiques

  • Sites web de fournisseurs: Signet les pages de politique de correspondance de prix pour vos fournisseurs les plus utilisés.
  • forums industriels: Des sites comme FlyerTalk ou le Forum Travel Manager , discutent souvent de changements récents de politique et de stratégies de réclamation réussies.
  • Ressources officielles: Consulter [ASHRAE les lignes directrices sur la conformité aux exigences relatives aux voyages si votre organisation est assujettie à des normes d'approvisionnement particulières.

Erreurs courantes et comment les éviter

Même les acheteurs expérimentés de voyages peuvent faire des erreurs qui font qu'une réclamation de prix de pair est refusée. Comprendre ces pièges vous fera gagner du temps et de la frustration.

Erreur 1: Ne pas correspondre aux détails du produit

La raison la plus courante de déni est que le tarif du concurrent est pour un produit différent. Par exemple, une chambre d'hôtel avec une vue de ville - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Comment éviter: Utilisez les propres détails de réservation du fournisseur comme une liste de contrôle. Correspondez à chaque élément: dates, type de chambre, classe de tarif, politique d'annulation, et le nombre d'invités.

Erreur 2 : Ignorer la fenêtre de réclamation

De nombreuses politiques exigent que la réclamation soit soumise dans un délai précis, souvent 24 heures après la réservation ou avant l'enregistrement. Si vous attendez trop longtemps, la réclamation sera automatiquement rejetée.

Comment éviter: Réglez un rappel immédiatement après la réservation pour rechercher des tarifs plus bas et soumettre une réclamation si nécessaire. Traitez la réclamation comme une tâche sensible au temps.

Erreur 3: Utilisation de concurrents non admissibles

Les fournisseurs excluent souvent certains types de concurrents, comme les sites de réservation opaques, les sites d'enchères ou les portails de rachat de programmes de fidélité.

Comment éviter: Examiner la liste des fournisseurs admissibles avant de chercher. S'en tenir aux OTA bien connus et aux propres canaux directs du fournisseur.

Erreur 4: Mauvaise documentation

Une capture d'écran floue, une URL manquante ou une ventilation incomplète des prix peuvent conduire à un déni. Les fournisseurs ont besoin de preuves claires et vérifiables.

Comment éviter: Prendre plusieurs captures d'écran montrant la page de réservation complète, y compris le prix total, les dates, et la politique d'annulation. Inclure la barre d'adresses du navigateur et un horodatage si possible.

Erreur 5 : Non suivi

Certaines réclamations sont perdues dans le système ou prennent plus de temps que prévu. Si vous ne recevez pas de réponse dans le délai indiqué, suivez rapidement.

Comment éviter: Conservez un journal de toutes les demandes avec les dates de soumission et les numéros de référence. Configurez un rappel de calendrier pour faire le suivi si aucune réponse n'est reçue dans les 48 heures.

Quand faire de l'escalade : appeler un gestionnaire principal ou un agent de conformité

Bien que la plupart des demandes de rajustement des prix soient simples, certaines situations exigent une escalade vers un gestionnaire principal des voyages, un spécialiste des achats ou un agent de conformité.

Scénario 1: Refuser sans explication claire

Si un fournisseur refuse votre demande, mais fournit des raisons vagues ou contradictoires, aggraver la question. Un gestionnaire supérieur peut avoir un effet de levier pour demander une exception de politique ou obtenir une explication écrite. Ceci est particulièrement important si le refus semble violer les termes publiés par le fournisseur.

Scénario 2 : Revendications de valeur élevée

Pour les réservations dépassant un certain seuil, comme 5 000 $ pour un voyage ou 20 000 $ pour une réservation de groupe, un gestionnaire principal peut être impliqué dans ces réclamations, qui peuvent nécessiter une vérification ou une approbation supplémentaire de la part de l'équipe de gestion du fournisseur.

Scénario 3 : Modèle répété de déni

Si un fournisseur particulier refuse systématiquement des allégations valides, cela peut indiquer un problème systémique. Escaladez-vous à un agent de conformité qui peut examiner le contrat du fournisseur et négocier de meilleures conditions. Il s'agit d'un mouvement stratégique qui peut améliorer votre programme de voyages global.

Scénario 4 : Violations potentielles de la politique

Si vous soupçonnez que le fournisseur pratique des pratiques trompeuses, comme la publicité d'un taux qui n'est pas réellement admissible, documentez les preuves et accélérez le processus de conformité, ce qui protège votre organisation des risques juridiques ou de réputation.

Scénario 5 : Réservations multi-pièces ou multi-pièces complexes

Pour les itinéraires impliquant plusieurs vols, hôtels ou voitures de location, l'appariement des prix peut se compliquer. Un gestionnaire principal peut coordonner avec le fournisseur pour s'assurer que tous les composants sont correctement appariés et que les économies totales sont calculées avec précision.

Conseils pratiques pour maximiser le succès de la comparaison des prix

Au-delà de la procédure de base, les acheteurs expérimentés de voyages utilisent plusieurs stratégies avancées pour augmenter leur taux de réussite.

Conseil 1 : Livrez des taux remboursables lorsque c'est possible

Si votre organisation vous permet de réserver un tarif remboursable, vous pouvez annuler et réserver si un prix correspondant est refusé, plutôt que d'être enfermé dans une réservation non remboursable.

Conseil 2 : Utiliser les codes d'entreprise stratégiquement

Certains fournisseurs excluent les tarifs d'entreprise ou négociés des politiques de correspondance des prix. Cependant, si votre taux d'entreprise est déjà inférieur aux tarifs concurrents, vous n'avez peut-être pas besoin d'une correspondance des prix.

Astuce 3: Surveiller les prix après réservation

Les prix peuvent fluctuer après votre réservation. Configurez des alertes de prix en utilisant des outils comme Google Flights ou Kayak pour suivre les changements. Si le prix baisse, soumettez une nouvelle réclamation de prix. Certains fournisseurs autorisent plusieurs réclamations par réservation.

Conseil 4: Documenter tout

Tenir un fichier numérique pour chaque voyage contenant des captures d'écran, des pages de politique, des demandes de remboursement et de la correspondance, ce qui crée une piste de vérification inestimable pour les examens de conformité ou les différends.

Astuce 5 : Savoir quand marcher loin

Si les économies sont minimes, soit inférieures à 10 $, soit que le processus de réclamation est trop lourd, il faut déterminer si votre temps est mieux dépensé ailleurs. Concentrez-vous sur les réservations à impact élevé où les économies justifient les coûts administratifs.

Conclusion : Faire de l'appariement des prix une pratique courante

En suivant les étapes décrites ci-dessus – identifier les taux de qualification, examiner les politiques, recueillir la documentation et présenter systématiquement des réclamations – vous pouvez toujours obtenir les meilleurs prix disponibles. Éviter les erreurs courantes en apparieant avec les détails exacts du produit, en respectant les fenêtres de réclamation et en utilisant les concurrents admissibles. Lorsqu'il est confronté à des dénégations, des réclamations de grande valeur ou des problèmes systémiques, n'hésitez pas à passer à un gestionnaire supérieur ou à un agent de conformité.