Cuando un distrito escolar pone a cabo una solicitud de propuesta para las actualizaciones de HVAC, la respuesta estándar es a precio el refrigerador, los controladores de aire, y los controles. Esa es una oferta de productos. La estrategia del paquete cambia el script. En lugar de citar artículos individuales de línea, empaqueta el equipo, la instalación, la puesta en marcha, y un acuerdo de servicio multianual en una propuesta de precio fijo. Este enfoque no es más fácil de descuento, es la propuesta de administración de valor de la proposición

Por qué la Estrategia de la Agrupación funciona en instalaciones K-12

Los directores de las instalaciones escolares operan bajo limitaciones que los gerentes de propiedades comerciales no tienen. Tienen un presupuesto anual fijo que debe ser aprobado por una junta escolar, a menudo meses antes de que comience el trabajo. No pueden absorber pedidos de cambio fácilmente, y se miden en tiempo de trabajo, no en la elegancia de la selección de equipos.

Ciertas de Presupuesto para la Escuela

Un precio incluido le da a la escuela un número único para presentar a la junta. No hay sorpresas para las actualizaciones eléctricas, grúas de riego, o cuotas de eliminación. La escuela escribe un cheque, y el riesgo de sobrecostos de costos cambia al contratista. Para el contratista, esto significa que usted precio el riesgo por adelantado, y usted controla la ejecución. Si usted conoce sus costos y la productividad de su tripulación, el paquete protege su margen mejor que un tiempo-y

Adquisiciones simplificadas

Los departamentos de compras de escuelas suelen estar insuficientes. Procesar una única orden de compra para un paquete incluido requiere menos gastos administrativos que gestionar cinco contratos separados para un refrigerador, controladores de aire, conductos, controles y startup. El paquete reduce los costos de transacción de la escuela, lo que hace que su propuesta sea más atractiva incluso si el precio del equipo es ligeramente más alto que la cita desplegada de un competidor.

Responsabilidad y Punto Único de Contacto

Cuando algo sale mal en un trabajo de contrato de división, el administrador de instalaciones de la escuela se convierte en el árbitro entre el contratista de refrigeración y el contratista de controles. En un acuerdo con paquetes, usted es el único punto de contacto. Si el controlador de aire se envía con una bobina mala, usted maneja la garantía. Si la integración de los controles toma un día extra, usted absorbe el trabajo. La escuela paga por un sistema de trabajo, no por el proceso de llegar allí.

Estructuración del paquete: Equipo, instalación y servicio

Un paquete exitoso tiene tres capas distintas. Cada capa debe ser precio independiente antes de combinarlas en el número final. Si usted acumula todo junto sin entender los controladores de coste en cada capa, usted dejará dinero en la mesa o precio fuera del mercado.

Capa Uno: Equipo y Materiales

Esta es la capa más sencilla, pero también es donde los contratistas cometen los errores más grandes. No simplemente aplique una marca de manta al precio de la lista del fabricante. En cambio, negocie un descuento de distribuidor basado en el volumen total del paquete. Si usted está comprando un refrigerador, seis controladores de aire, y un paquete de controles completos del mismo distribuidor, usted debe estar recibiendo un mínimo de 20 a 25 puntos de descuento.

Incluye todos los materiales auxiliares en esta capa: refrigerante, juegos de líneas, secadores de filtros, desconexiones eléctricas y adaptadores de bordillo. Un error común es olvidar el costo del nitrógeno para el fresado o los cilindros de recuperación refrigerantes. Esos pequeños artículos agregan hasta cientos de dólares por trabajo, y si no están en el paquete, comen en su beneficio.

Capa Dos: Trabajo de instalación y subcontratos

El trabajo es el costo más variable en cualquier proyecto HVAC. Para un paquete escolar, usted necesita estimar basado en las tasas de productividad de la tripulación, no en el pensamiento deseable. Use datos históricos de trabajos similares. Si su tripulación normalmente toma 40 horas de trabajo para establecer un controlador de aire de 50 toneladas en un cubo de techo, no estime 30 horas sólo para hacer que el precio se vea mejor.

Los costos de subcontratista deben ser citados como firmes, no estimados. Obtenga cotizaciones vinculantes del contratista eléctrico, el operador de grúas, y la tienda de chapas de metal antes de presentar su precio de paquete. Si un subcontratista se retira después de ganar la oferta, usted está en el gancho para la diferencia. Incluya un elemento de línea de contingencia de 5 a 10 por ciento en todo trabajo subcontratado para cubrir las lagunas de alcance o retrasos de programa.

Tercera capa: Acuerdo de Servicio Multi-Año

El acuerdo de servicio es el motor de ganancias del paquete. Un acuerdo de servicio escolar estándar cubre dos visitas anuales de mantenimiento preventivo, cambios de filtro y cobertura de emergencia de llamada. Precio a una tasa que le da un margen del 30% después del primer año. El primer año de servicio es a menudo un líder de pérdida porque usted está corregiendo problemas de arranque y la formación del personal de la escuela. Los segundos y terceros años son donde vive el margen.

Estructurar el acuerdo de servicio como un artículo de línea separada dentro del paquete, pero no permitir que la escuela desmontarlo. Si quieren comprar el equipo y la instalación sólo, su precio sube por el margen que habría hecho en el servicio. Esto los obliga a ver el acuerdo de servicio como parte del valor, no como un complemento opcional.

Errores comunes en el precio del paquete escolar

Incluso los contratistas experimentados cometen errores cuando pasan de la subasta de artículos de línea a la fijación de precios de paquetes. Los errores son predecibles, y son evitables si usted construye los controles correctos en su proceso de estimación.

Subestimación de la carga y la logística

Las escuelas suelen estar en zonas residenciales o suburbanas densas. Las grúas no siempre pueden configurarse donde el ingeniero preparó el plan de riego. Es posible que necesite una grúa más pequeña con un alcance más largo, que cuesta más por hora. Es posible que necesite cerrar una calle, que requiere permisos y control de tráfico. Incluye un artículo de línea logística que cubre la configuración de grúa, cierres de carreteras y cualquier almacenamiento nocturno de equipo.

Ignorar el asbesto y los materiales peligrosos

Muchos edificios escolares construidos antes de 1980 tienen aislamiento que contiene asbesto sobre ductwork, aislante de tuberías o breeching de caldera. Si su tripulación perturba el amianto durante un cambio, usted está mirando un orden de parada, costos de reducción y multas potenciales. Su paquete debe incluir una cláusula que cualquier material peligroso descubierto es un artículo de orden de cambio, no incluido en el precio fijo. Esto es un margen de responsabilidad no negociable.

Costos de integración de controles de apariencia

Los distritos escolares suelen tener un sistema de automatización de edificios preferido. Si usted está instalando un refrigerador que se comunica sobre BACnet MS/TP y el sistema existente de la escuela es LonWorks, usted necesita una puerta de entrada. Esa puerta cuesta dinero, y requiere tiempo de programación. No asuma que el contratista de controles manejará la integración de forma gratuita. Obtenga una cotización separada para el trabajo de integración e incluya en el paquete.

Proceso de paso a paso para construir un grupo escolar

Siga esta secuencia para construir un paquete que proteja su margen y gane la oferta.

  1. Conducir una encuesta exhaustiva. Camine por la sala mecánica, el techo y la sala eléctrica. Tome fotos de los equipos existentes, los horarios de los paneles eléctricos y los tamaños de las tuberías. Observe cualquier obstáculo para la eliminación de equipos, como portadas bajas o columnas estructurales.
  2. Obtenga presupuestos firmes de distribuidores y subcontratistas de equipos. No confíe en citas verbales. Obtenga propuestas escritas que sean válidas por lo menos 60 días. Los ciclos de adquisición escolar son lentos y necesita que se mantenga el precio.
  3. Construir la capa de equipo. Listar cada componente, desde el refrigerador hasta el último refrigerante. Aplicar su descuento negociado de distribuidor. Añadir un 5 por ciento de amortiguación para aumentos de precios durante el período de validez de la oferta.
  4. Construir la capa de mano de obra. Estimar horas de tripulación basadas en sus tasas históricas de productividad. Incluir el tiempo de viaje, la limpieza diaria y una contingencia del 10% para condiciones imprevisibles como pernos corroidos o bridas dañadas.
  5. Construir la capa de servicio. Calcular el costo de dos visitas de PM al año, incluyendo mano de obra, refrigerantes y reemplazos de filtros. Añadir un margen de 30 por ciento. Estructurar el servicio como un plazo mínimo de tres años.
  6. Añadir sobrecarga y ganancia. Su tasa de sobrecabeza debe cubrir su oficina, seguro, vehículos y gestión de proyectos. Una tasa de sobrecabeza típica para un contratista mecánico es del 15 al 25 por ciento. Agregue su objetivo de beneficio neto, generalmente del 8 al 12 por ciento para un trabajo escolar.
  7. Revisar el total contra el presupuesto de la escuela. Si el total es más del 15 por ciento por encima de lo que usted sabe que la escuela ha presupuestado, busque reducciones de costos que no comprometan la calidad. ¿Puede utilizar un enfriador más pequeño con una calificación de eficiencia más alta? ¿Puede reducir la frecuencia de servicio a una vez por año? No corte margen para ganar la oferta.
  8. Escribe la propuesta como resumen de una sola página con una copia de seguridad detallada. La junta escolar verá el resumen de una página.El gerente de la instalación leerá la copia de seguridad.

Cuándo llamar a un técnico superior o inspector

La estrategia del paquete funciona mejor cuando usted tiene una imagen clara de las condiciones existentes. Si su encuesta del sitio revela las condiciones fuera de su zona de confort, traer a un técnico superior o un inspector de terceros antes de que usted precio el trabajo. El costo de una consulta es mucho menos que el costo de un error.

Preocupaciones estructurales

Si la cubierta de techo muestra signos de agitación, oxidación o reparaciones anteriores, llame a un ingeniero estructural. No asuma que el techo puede soportar un nuevo enfriador o controlador de aire. El informe del ingeniero le dirá si necesita un freno estructural o un refuerzo de techo. Incluya ese costo en su paquete. Si usted salta este paso y el techo falla durante la instalación, usted es responsable por el daño.

Capacidad de servicio eléctrico

Si el panel eléctrico existente está lleno o el transformador está subsidiado, llame a un electricista autorizado para un cálculo de carga. Un nuevo refrigerador puede requerir un circuito dedicado que no existe. El costo de una actualización de panel o un nuevo transformador puede ser miles de dólares. Obtenga una cotización firme e incríbalo en el paquete. Si usted adivina y adivina mal, usted come el costo.

Complejidad del sistema de refrigeración

Si la escuela tiene una central de refrigeración con múltiples refrigeradores y un complejo bucle de tubería, llame a un técnico superior que ha hecho cambios más escalofríos antes. Pueden identificar problemas como configuraciones de tubería inadecuadas, válvulas de aislamiento perdidas o tanques de expansión subseleccionados. Estos problemas no son visibles en un recorrido, pero causarán retrasos de arranque y reclamaciones de garantía si no se abordan.

Controles Integración

Si el BAS existente de la escuela tiene más de 10 años, llame a un especialista en controles antes de que usted precio el paquete. Los sistemas más antiguos pueden requerir una actualización de controles completos, no sólo una puerta de entrada. El costo de una actualización de controles puede igualar el costo del refrigerador mismo. Necesita saber esto antes de que usted envíe su precio.

Herramientas y documentación para un exitoso paquete

No trate de construir un paquete de memoria. Utilice una herramienta de estimación estructurada que rastrea cada artículo de línea. Las hojas de cálculo funcionan, pero dedicado software de estimación como Accubid o Trimble es mejor porque aplica sus tasas de sobrecabeza y ganancia automáticamente.

  • Lista de comprobación de encuestas: Una lista de verificación impresa asegura que no se olvide de medir los anchos de las puertas, comprobar las alturas del techo o verificar el voltaje del servicio eléctrico existente. Descargar una plantilla de encuesta estándar del sitio HVAC y personalizarlo para las instalaciones escolares.
  • Acuerdos de precios de distribuidor: Mantenga una copia actual de su programa de descuento negociado con cada distribuidor de equipos. Si el distribuidor cambia su precio medio-bid, necesita saber inmediatamente.
  • Registro de la oferta subcontratista:] Seguimiento de cada cita subcontratista con la fecha, alcance y caducidad. Cuando usted monta el paquete, puede ver de un vistazo que las citas son todavía válidas.
  • Plantilla de acuerdo de servicio: Tener un acuerdo de servicio pre-escrito que lista el alcance del trabajo, el tiempo de respuesta para las llamadas de emergencia y las exclusiones. Personalizarlo para cada distrito escolar, pero empezar de una plantilla para ahorrar tiempo.
  • Modificar el formulario de pedido: Incluso con un paquete de precio fijo, se dan órdenes de cambio. Tenga un formulario de pedido de cambio estándar listo para que pueda documentar y precio cualquier cambio de alcance inmediatamente. No permita que las aprobaciones verbales se deslicen.

Prácticas de Takeaway

El paquete estrategia no es una herramienta de descuento. Es una herramienta de gestión de riesgos que alinea sus incentivos con la necesidad de la escuela de seguridad presupuestaria y simplicidad operativa. Precio cada capa por separado, verificar cada suposición con una encuesta del sitio y presupuestos firmes, y nunca absorber riesgos desconocidos como defectos estructurales o materiales peligrosos. Cuando usted ejecuta el paquete correctamente, usted gana más ofertas en márgenes superiores, y la escuela consigue un sistema de trabajo sin los dolores de cabeza de un proyecto fragmentado.