الاستراتيجية الموسمية لسلسلة السفر: أفضل الممارسات

فالتحولات الموسمية تخلق أنماطا يمكن التنبؤ بها في طلب السفر والتسعير والتوافر، وبالنسبة لمشتري السفر، والمهنيين في مجال المشتريات، ومديري شؤون السفر في الشركات، فإن مواءمة استراتيجيات الحجز مع هذه الدورات أمر أساسي لمراقبة التكاليف وضمان رضا المسافرين، ولا تقتصر الاستراتيجية الموسمية على الحجز المبكر أو الانتظار للبيع، بل هي نهج منظم يحفز البيانات التاريخية، والاستخبارات السوقية، والعلاقات بين الموردين على تحقيق أقصى قدر من الإنفاق على مدار السنة.

فهم إطار سلامة السفر

إن الطلب على السفر هو أمر دوري، مدفوع بالعطلات، والتقويم المدرسي، والأحداث الرئيسية، والأنماط الجوية، وهذه الدورات تخلق فترات متمايزة من الذروة، والكتف، والطلب خارج النطاق، وتعترف استراتيجية موسمية قوية بهذه المراحل، وتكيف أساليب الشراء تبعا لذلك، والهدف هو تحويل أكبر قدر ممكن من السفر إلى فترات راحة مع تأمين القدرة والمعدلات خلال فترات الذروة التي لا يمكن تجنبها.

تحديد بيك، كتف، وفترات غير مرئية

وتتميز فترات البقاع بارتفاع الطلب وتسعير أقساط العمل، ويشمل هذا عادة السفر في أوقات العمل من يوم الاثنين إلى صباح يوم الخميس والسيارات، وكذلك الأسابيع المحيطة بالعرض التجاري الرئيسي أو المؤتمرات الصناعية، وتشمل فترات الإجازات في وقت متأخر من شهري شهري أيار/مايو، وعطلات الصيف (حزيران/يونيه إلى آب/أغسطس)، وممر العطلات التي يستغرقها المشترون من عيد الشكر إلى يوم الجمعة الجديد، وفترات الإجازات في وقت مبكر، وفترات الإجازات في وقت مبكر.

مصادر تحليل الموسم

إن التخطيط الموسمي الفعال يتطلب بيانات موثوقة، إذ أن بيانات الحجز التاريخي من شركتكم لإدارة السفر أو نظام المصروفات هو المصدر الرئيسي، إذ أن تحليل البيانات على الأقل من 12 إلى 24 شهرا لتحديد أنماط السفر الخاصة بمنظمتكم، إضافة إلى المعايير المرجعية للصناعة من مصادر مثل الرابطة العالمية لسفر الأعمال التجارية أو تقارير إدارة إيرادات الطيران/الرحلات الجوية، كما أن بيانات أداء الموردين، بما في ذلك عوامل التحميل ومعدلات الضغط الخارجية التي ترتفع فيها احتياجات البائعين، توفر معلومات عن الوقت الذي تفضل فيه.

أفضل الممارسات في مجال شراء السفر بالطائرة البحرية

إن السفر الجوي هو أكثر عناصر ميزانية السفر تقلبا، وتركز استراتيجية موسمية للسفر الجوي على توقيت الشراء المسبق، وتحليل مستوى الطرق، ونوافذ التفاوض بشأن الموردين.

"الجائزة الأولى" "الفوز"

وتتحول نافذة الحجز المثلى مع موسم العمل، وخلال فترات الذروة، تغلق في فترات السفر الداخلي تتراوح بين 30 و 45 يوماً، و 60 إلى 90 يوماً بالنسبة إلى السفر الدولي، وفي مواسم الكتف، كثيراً ما تكون نافذة من 21 يوماً إلى 30 يوماً كافية، وفي فترات التوقف عن العمل، يمكن الانتظار حتى 14 يوماً إلى 21 يوماً أن يُحصّل على خصومات في آخر لحظة، على الرغم من أن هذا ينطوي على مخاطرة إذا ما يرتفع الطلب بصورة غير متوقعة، فإن هناك خطأ مشترك يُعدّل برنامجاً واحداً مسبقاً يُعدّل فترة زمنية واحدةً واحداً في إطار سياسة الشراء.

المفاوضات بشأن الموسمية على مستوى الطريق

وفي كثير من الأحيان تكون الخصومات التي يتم التفاوض بشأنها على الشركات ثابتة، ولكن الالتزامات المتعلقة بالحجم الموسمي ينبغي أن تكون دينامية، وعند التفاوض مع شركات الطيران، تقدم حجمك المتوقع بمقدار ربع أو شهر، وليس كمبلغ إجمالي سنوي، فالناقلات أكثر استعدادا لتقديم شروط مواتية على الطرق التي يمكن أن تضمن فيها الحجم غير المتوافق مع الأسعار، وبالنسبة لفترات الذروة، تركز على تأمين الوصول إلى مقاعد المبيعات الأخيرة بدلا من الخصومات العميقة، وهذا يكفل أن يسجل سفركم في أقساط، عند الحاجة،

إدارة شؤون المزارع غير القابلة للاسترداد

وتصبح الأسعار غير القابلة للاسترداد جذابة من أجل تحقيق وفورات في التكاليف ولكنها تنطوي على مخاطر خلال فترات الذروة، وعندما تكون التغييرات في الجدول أكثر احتمالا، تعطي الأولوية للرسومات القابلة للاسترداد أو التي يمكن تغييرها بالنسبة للرحلات الحرجة، وبالنسبة للسفر خارج البحر، تكون الأسعار غير القابلة للاسترداد آمنة عموما، حيث أن تكلفة الرحلة المفقودة أقل، وأفضل الممارسات هي تحديد عتبة: بالنسبة للثلاثات التي تُحجز على أكثر من 21 يوما خلال فترة غير مرخص بها.

أفضل الممارسات في مجال شراء الفنادق البحرية

فتسعير الفنادق أكثر موقعاً من السفر الجوي، وهو ما يُعزى إلى أحداث محددة في المدن ودورات شغلها، وتقتضي استراتيجية موسمية في الفنادق إجراء تحليل على مستوى السوق وشروط عقد مرنة. [تُدرج في إطار الحد الأدنى من التزامات الشركات في إطار الحد الأدنى من الدخل في إطار نظام " FLT:0 " ]، مع تحديد معدلات الحد الأدنى من الدخل في الأسواق.

ضمانات وتناقص حجم البحر

وعادة ما تتضمن عقود الفنادق شروطاً للتناقص، تعاقبك على عدم استخدام نسبة مئوية من كتلة غرفك، وخلال موسم الذروة، تكون مخاطر التناقص أقل لأن الفندق يمكنه إعادة بيع الغرف، ويحصل على نسب تناقص في معدلات التناقص (مثل 80 في المائة بدلاً من 90 في المائة) لفترات الذروة، ويوفر فترات التناقص، ضمانات أكبر في الحجم مقابل خصومات أعمق.

آخر روم (LRA)

إن توافر هذه الغرف في آخره شرط حاسم يكفل احترام معدل تفاوضك حتى عندما تبقى غرفة واحدة فقط، فخلال موسم الذروة، تتردد الفنادق في منح جيش الرب للمقاومة لأنه يحد من إمكانياتها في الإيرادات، وفي فترات غير دقيقة، يسهل تأمين جيش الرب للمقاومة، وتتمثل استراتيجية عملية في التفاوض على جيش الرب للمقاومة لجميع المواسم، ولكن تقبل دفعة إضافية (مثلا، 10-15 في المائة فوق المعدل النهائي الذي يتم التفاوض عليه) خلال فترات الذروة.

أفضل الممارسات في مجال النقل البري الموسمي

وكثيرا ما تُغفل سيارات الإيجار والعربات والسكك الحديدية في التخطيط الموسمي، ولكنها تمثل جزءا كبيرا من إجمالي نفقات السفر، ويُدفع الطلب الموسمي على النقل البري بنفس العوامل التي يُستخدم فيها الهواء والفنادق، مع ارتفاعات إضافية حول العطلات والأحداث الجوية.

استراتيجيات بحار السيارات

وترتفع معدلات السيارات أثناء أيام العطلة والصيف، ولا سيما في المقصدات الترفيهية، وللتخفيف من ذلك، التفاوض على الحد الأقصى للرسوم الإضافية الموسمية مع مورد سيارات الإيجار المفضلة لديك، مثلا، توافق على أن الرسوم الإضافية التي تبلغ ذروتها الأسبوعية لن تتجاوز 25 في المائة من سعر الصرف الأساسي، بالإضافة إلى تشجيع المسافرين على الإجازات في فترات الذروة، كما أن سياسة تتطلب حجز سيارات الإيجار قبل 14 يوما على الأقل خلال أشهر الصيف يمكن أن تشمل معدلات الذروة الأسبوعية.

إدارة الرواسب والضرائب

(ج) إن تسعير الرادار هو أمر دينامي ومفصل للغاية، ولا سيما في الأحداث والعطلات، وتنفيذ سياسة تقضي بأن يرتفع الإنفاق في كل رحلة خلال فترات الذروة، مثل 50 دولاراً كحد أقصى للرحلة الواحدة خلال المؤتمرات الرئيسية، وتشجيع النقل البديل أثناء الطفرة، مثل النقل العام للمرور العابر أو المكوكات الفندقية، والتفاوض في أماكن ذات حجم عال على حساب تجاري ثابت مع خدمة محلية للتاكسي أو الليموزين لفترات الذروة.

حالات سوء التصرف في استراتيجية السفر الموسمية

بل إن البرامج المدروسة جيداً تقع في فخ يقوّض التخطيط الموسمي، والاعتراف بهذه الأخطاء هو الخطوة الأولى لتجنبها.

تُعالجُ كُلّ البحارة نفس

إن الخطأ الأكثر شيوعا هو تطبيق سياسة موحدة وهيكل معدل وفتح نافذة على مدار العام كله، وهذا يتجاهل حقيقة العرض والطلب، وفشلت سياسة تعمل في آذار/مارس، وبدلا من ذلك، تجزئ استراتيجيتكم حسب الموسم والسوق، وتستعرض قواعد برنامجكم كل ثلاثة أشهر، وتعدل متطلبات الشراء المسبقة، والموردين المفضلين، وقبو الأسعار استنادا إلى الموسم القادم.

إغفال الأحداث المحلية والأحداث

والعطلات الوطنية واضحة، ولكن الأحداث المحلية كثيرا ما تتسبب في ارتفاع الأسعار، إذ أن المدينة التي تستضيف اتفاقية رئيسية أو حدثا رياضيا أو مهرجانا سيشهد معدلات الفنادق مضاعفة أو ثلاث مرات، ويؤدي عدم حساب هذه الأحداث إلى تجاوزات في الميزانية وإحباط المسافرين، والاحتفاظ بجدول زمني للأحداث الرئيسية في مقصدك الرئيسية العشرين، وفي هذه التواريخ، إما تقييد السفر إلى المقصد أو إلى غرف ما قبل الكتاب أو الرحلات الجوية في السوق.

الاعتماد المفرط على البيانات التاريخية

إن البيانات التاريخية قيمة، ولكنها لا تنبأ بالمستقبل، وقد يكون الموسم الذي كان خارج النطاق في العام الماضي ذروة هذا العام بسبب حدث جديد أو تحول اقتصادي، وهو تحليل تاريخي مصحوب بالاستخبارات الاستشرافية، وتوقعات صناعية من مصادر مثل رابطة السفر في الولايات المتحدة أو بؤرة السوق الخاصة بك، واستكمال استراتيجيتكم الموسمية كل ثلاثة أشهر استنادا إلى ظروف السوق الحالية، وليس مجرد أنماط سابقة.

الاتصال بالسفر الزاخر

ولا تعمل الاستراتيجية الموسمية إلا إذا فهم المسافرون لها وتبعوها، فثمة برامج كثيرة تفشل لأن المسافرين يكتبون عن السياسة الخارجية خلال فترات الذروة بسبب الإحباط مع توافرها أو السعر، ويُرسلون بوضوح التوقعات الموسمية، ويرسلون رسالة إلكترونية قبل الموسم إلى المسافرين المتواترين تحدد مواعيد الذروة، ونوافذ الحجز، والموردين المفضّلين، ويُقدّم جدولا زمنياً للإحالة السريعة يبين متى يُحجز في وقت مبكر ومتى ينتظرون.

الأدوات والتكنولوجيا لأغراض الاستراتيجية البحرية

إن تنفيذ الاستراتيجية الموسمية يدوياً غير فعال، وتؤهل تكنولوجيا إدارة السفر الحديثة العديد من المهام المطلوبة لتنفيذ القواعد الموسمية.

حجز المواد

إن أداة الحجز على الإنترنت هي آلية الإنفاذ الرئيسية، إذ يُفرض على مكتب خدمات الرقابة الداخلية تطبيق قواعد مختلفة على أساس تاريخ السفر، فعلى سبيل المثال، يحدد حدا أدنى من الشراء المسبق لمدة 21 يوما للسفر بين 1 وآب/أغسطس 31، ويستخدم منطق سعر السفر لتحديد الأولويات في أسعار السداد خلال موسم الذروة، ويسمح معظم شركات النقل الجوي لك بخلق مجموعات قواعد بحلول تاريخها، أو مقصدها، أو نوع السفر.

التأجير السياسي

ويمكن أن تنفذ نظم إدارة النفقات السياسات الموسمية بعد انتهاء المرحلة الانتقالية، ووضع قواعد لمراجعة الحسابات تُعدّ دفترات للأعلام خارج النافذة الموسمية أو في الموردين غير المُسجلين خلال فترات الذروة، مثلا، إذا كان المسافر يكتب فندقا في غضون 7 أيام من السفر خلال شهر ذروة، فإن النظام يمكن أن يتطلب موافقة مدير أو تبريرا خطيا، مما يقلل من مراجعة الحسابات يدويا ويكفل الامتثال.

لوحات تحليل البيانات

بناء لوحة لتتبع القياسات الرئيسية حسب الموسم: متوسط سعر التذاكر، ومعدل الفنادق، والوقت الذي يستغرقه الحجز، ومعدل الامتثال، مقارنة بأداء الموسم الحالي بالفترة نفسها من العام الماضي، مما يتيح لك تحديد الاتجاهات في وقت مبكر وتعديل استراتيجيتك في منتصف الموسم، مثلا، إذا كان متوسط أسعار التذاكر يرتفع بسرعة أكبر مما كان متوقعا في موسم الكتف، قد تحتاج إلى تشديد متطلبات الشراء المسبقة أو تحويل الحجم إلى ناقل مختلف.

متى يتصل بمدير سفر أقدم أو مستشار

وفي حين يمكن تنفيذ العديد من الأساليب الموسمية داخليا، هناك حالات تستدعي تدخل الخبراء، إذ إن الاعتراف بهذه السيناريوهات يحول دون وقوع أخطاء باهظة التكلفة.

تخطيط بحار مركب متعدد الأبعاد

وإذا كانت منظمتكم تسافر إلى وجهات ذروة متعددة في وقت واحد، مثل أثناء اجتماع مبيعات عالمي أو إطلاق منتجات، فإن التنسيق المطلوب يتجاوز القدرة الداخلية النموذجية، ويمكن لمدير أو مستشار أقدم أن يتفاوض بشأن عقود موحدة عبر الجو والفنادق والنقل البري لحدث واحد، بما يكفل توافره وسلامته في الأسعار، كما يمكنها أن تدير لوجستيات الحجز الجماعي، التي لها قواعد مختلفة عن السفر الفردي.

Supplier Negotiation deadlocks

وعندما يرفض أحد الموردين الرئيسيين تقديم شروط موسمية مقبولة، مثل جيش الرب للمقاومة خلال ذروة العمل أو الحد الأقصى المعقول للشحن الإضافي، يمكن أن يتدخل خبير استشاري له نفوذ السوق، وقد يكون له علاقات مع المديرين التنفيذيين في مجال الموردين أو الوصول إلى موردين بديلين لا على رادارك، ولا يحاول أن يسلح مورداً أثناء موسم الذروة؛ بل سيفقد توافره، بل سيحضر في طرف ثالث الوساطة أو إعادة هيكلة الصفقة.

اختلال الأسواق

إن أحداث مثل إفلاس الخطوط الجوية، أو توحيد سلاسل الفنادق، أو الكوارث الطبيعية يمكن أن تُفضي إلى أنماط موسمية، وإذا ما حدث تحول مفاجئ في سوقكم الأولية، مثل فتح مركز جديد للمؤتمرات أو إغلاق رئيسي لرب العمل، فإن بياناتكم التاريخية قد أصبحت قديمة، ويمكن أن يقدم خبير استشاري تقييما سريعا للسوق، وأن يوصي باستراتيجية منقحة في غضون أيام بدلا من انتظار الاستعراض الفصلي المقبل.

الافتقار إلى القدرة على الحصول على البيانات أو التحليلات الداخلية

إذا كانت منظمتكم تفتقر إلى البنية الأساسية للبيانات لتحليل الأنماط الموسمية، فإن توظيف خبير استشاري لإجراء تحليلات صرف هو استثمار جدير بالاهتمام، ويمكنها سحب البيانات من لجنة التنسيق بين الموظفين والإدارة، ونظام النفقات، وتقارير الموردين، ثم إنشاء خط أساس موسمي، ويصبح هذا الأساس الأساس الأساس لجميع الاستراتيجية المستقبلية، وبدونه، تُخمّن.

عملية التقاط

إن استراتيجية السفر الموسمي ليست عملية غير متكررة وإنما هي دورة مستمرة للتخطيط والتنفيذ والتعديل، والبدء بتحليل بياناتكم الخاصة لتحديد ذروة المنظمة وكتفها وفتراتها غير المائلة، ثم وضع قواعد سفر الخبراء - الإنقاذ - هياكل الأسعار، والمفاوضات المتعلقة بالمورِّد - كل موسم، وتجنب الشراك المشتركة للسياسات الموحدة، وتجنب التعقيد في مجال التكنولوجيا التي يُشترى فيها الموردون في موسم.